取引先やお客様から連絡があったときや、こちらから早めに伝えたい用件があるときなど、担当者の代わりにメールを送る場面は意外とよくあります。
特にひとりで出勤している日などは、急な対応にあわててしまうこともありますよね。
担当者が休みで連絡できないとき、代わりにどんな内容でメールを送ればいいのか、悩む方も多いと思います。
そこで、ビジネスの場でも安心して使える、易しいメール例文と、押さえておきたい書き方のコツをまとめました。
担当が休みのときに代わってメールを送る場合の例文
誰かの代わりにメールを送るときの書き方を紹介します。
件名：【代理】○○についてのご連絡
○○株式会社
△△部 □□様
いつもお世話になっております。
株式会社○○、○○部の●●と申します。
本日は、担当の○○が休みをいただいておりますため、私よりご連絡させていただいております。
――用件――
ご返信の際は、お手数ですが下記の○○宛にご連絡をお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社○○ ○○部
●● ●●
TEL：000-000-0000
MAIL：xxx@xxx
代理送信者：●●
TEL：000-000-0000
MAIL：aaa@xxx
※件名に「代理」や「代送」と入れておくと、受け取る方にもわかりやすくなります。
本文は通常のビジネスメールと大きく変わることはありません。
担当が休みのときに代わってメールを返信する場合の例文
返信を代わりに行うときの例文です。
件名：Re：【代理】○○の件について
○○株式会社
△△部 □□様
いつもお世話になっております。
株式会社○○、○○部の△△と申します。
現在、担当の○○が○月○日まで休暇をいただいており不在のため、私が代わってご返信させていただきました。
――お問い合わせへの回答――
ご返信の際は、下記○○までご連絡いただけますと幸いです。
これからも変わらぬお付き合いのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
株式会社○○ ○○部
△△ △△
TEL：000-000-0000
MAIL：xxx@xxx
代理送信者：●●
TEL：000-000-0000
MAIL：aaa@xxx
担当が一時的に離席中のときに代わりにメールする例文
件名：【代理】○○に関するご連絡
○○株式会社
△△部門 □□様
いつもご丁寧なお付き合いをありがとうございます。
○○株式会社の○○と申します。
ご連絡いただきありがとうございます。
現在、担当の△△が会議に出ており対応ができないため、私よりご案内させていただきます。
――ご対応内容・回答――
△△は○月○日には通常業務に戻る予定です。
もし詳しいご相談や追加のご質問がありましたら、あらためて△△宛にご連絡をお願いいたします。
お急ぎの場合やそのほかご不明点がありましたら、このメールにご返信いただければ、私たちで対応いたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社○○ ○○部
○○ ○○
TEL：000-000-0000
MAIL：xxx@xxx
代理送信者：●●
TEL：000-000-0000
MAIL：aaa@xxx
担当者が急な体調不良やトラブルで不在のときに送る代理メールの例文
件名：【代理】○○についてのご連絡
○○株式会社
△△部 □□様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社 △△部の○○と申します。
このたびは急なご連絡となり失礼いたします。
本来であれば担当の△△が対応させていただくところですが、やむを得ない事情により現在業務を離れております。
そのため、今回は私が代わってご対応させていただいております。
ご不便をおかけしますが、以下にいただいたご質問についての回答を記載させていただきます。
（具体的な内容をここに記載）
なお、担当の△△が職場に戻る時期は、現時点でははっきりしておりません。
復帰次第、あらためて△△より直接ご連絡させていただく予定です。
追加でご不明な点やご質問などございましたら、どうぞ遠慮なく私宛にご連絡ください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
○○株式会社 △△部
○○ ○○
メール：xxxx@xxxx.com
電話：0000-00-0000
代理でメールするときに気をつけたいポイントと署名の書き方
担当者の代わりに連絡する際は、以下の点に気をつけましょう。
-
代理であることをはっきり伝える
誰がどの立場で送っているかを明確に書くことで、誤解や混乱を防げます。 -
担当者が不在の理由を簡潔に伝える
「休暇中」「体調不良」「会議中」など、相手に不安を与えないよう配慮した表現で伝えましょう。 -
返信先を明記する
自分に返信してほしいのか、担当が戻ってから対応するのかを明確にしておくと、やりとりがスムーズになります。 -
勝手な判断で内容を書かない
分からないことは無理に答えず、「後日、担当よりご連絡いたします」と伝えましょう。トラブルの原因になります。
署名の書き方の例
○○株式会社 △△部
△△ △△（担当者名）
メール：xxxx@xxx.com
電話：0000-00-0000
代理送信者：○○ ○○
メール：aaa@xxx.com
電話：0000-00-0000
まとめ
今回は、急なお休みやトラブルで担当が対応できないときの代理メール例文をご紹介しました。
特別な書き方をする必要はありません。
普段のメールに「担当が不在です」「代理で送っています」と伝えるだけで大丈夫です。
もし対応がむずかしい内容であれば、無理せず担当者の復帰を待つか、一度相談してから返信するようにしましょう。
