大学の出願シーズン。
願書の準備をしている高校生も多いのではないでしょうか。
とくに初めての受験では、どうやって願書を送ればいいのか不安になりますよね。
そこで今回は、願書を封筒に入れるときのポイントや、クリアファイルを使ってもいいのかについて、わかりやすくまとめてみました。
まず気になるのが、「願書ってクリアファイルに入れて送るべき？」ということ。
はじめに答えをお伝えすると、大学への願書をクリアファイルに入れるのはおすすめできません。
ちょっと意外かもしれませんね。
でも大丈夫です。
ここから、なぜクリアファイルがNGなのか、そしてスムーズに願書を郵送するためのコツについて、丁寧にご紹介していきます。
クリアファイルは使わない方がいい？その理由をチェック
「折れないようにしたいからクリアファイルに入れたい」と思う気持ち、よくわかります。
実際、私も高校生のころはそうして安心していました。
でも、実は大学の受付ではクリアファイルを入れないほうが助かるんです。
その理由をご紹介しますね。
大学の事務室は、出願の時期になるととても忙しくなります。
何百通、何千通もの書類を仕分けしていくので、少しでも手間を省きたいというのが本音です。
そこにクリアファイルが入っていると、いちいち取り出す作業が必要になります。
たとえ1枚ずつでも、それが積み重なるとかなりの負担になるんですね。
願書に必要なものだけを入れておけば、大学側もスムーズに確認できます。
入れるように指示がないものは、基本的に入れないのがマナーです。
また、クリアファイルを使うことで逆に書類が傷んでしまうこともあります。
出し入れのときに角が折れてしまったり、ひっかかったりすることもあるんです。
ホチキスやクリップなども同じで、使わずにそのまま封筒へ入れるのが一番安心です。
「折れてしまわないかな…」と心配になるかもしれませんが、大学側はそのあたりも慣れています。
きちんと扱ってくれるので大丈夫ですよ。
むしろ、何も付け足さないほうが、すっきり届いて確認もしやすいんです。
願書を入れる封筒はどの色がいい？選び方のポイント
次に、封筒の色について見ていきましょう。
文房具屋さんには色とりどりの封筒がありますが、願書にふさわしいのはどれでしょうか？
結論からお伝えすると、白い封筒が一番おすすめです。
白い封筒は、履歴書やビジネス文書にもよく使われるフォーマルな印象の封筒です。
願書も大切な書類なので、同じように白を選ぶのが安心ですね。
白い封筒を使うと、きちんとした印象を相手に与えることができます。
特に初めてやり取りする場面では、見た目の印象も大切です。
社会に出たあとも、白い封筒を使うシーンはたくさんあります。
今のうちに覚えておけば、将来にもきっと役立ちますよ。
一方、茶色い封筒は社内文書や書類整理など、事務用として使われることが多いです。
そのため、願書のような正式な書類には、やはり白の方がふさわしいと言えます。
ただし、大学から指定の封筒がある場合は、それを使うのが一番です。
願書を取り寄せたときに、封筒が同封されていることもあるので確認してみましょう。
指定された封筒をきちんと使うことで、指示をしっかり確認できる人だと伝わります。
それもまた、受験においては大切なアピールポイントになりますよ。
願書の宛名はどう書く？正しい書き方をチェック
願書を送るときに、宛名の書き方を間違えると届かない原因になったり、印象がよくなかったりすることがあります。
だからこそ、正しい書き方をきちんと確認しておくことが大切です。
まず使う筆記具は、黒のボールペンがおすすめです。
シャープペンや消せるペンは使わないようにしましょう。
書類がしばらく保管されることを考えると、消えないインクが安心です。
文字はていねいに書いて、住所も略さずにきちんと記載します。
漢字は省略せず、正式な形で書くようにしてください。
もし大学から封筒が配布されていて「○○大学行」と書かれていたら、「行」の文字に二重線を引いて、その左側に「御中」と書き足しましょう。
たとえば、
○○大学行（←二重線）
御中
これは社会に出たときにも使える基本マナーです。
団体や部署あてには「御中」、個人の名前がある場合は「様」を使います。
例：
○○大学入試係 御中
○○大学 学長 ○○○○ 様
さらに、封筒の左下あたりに「願書在中」と赤ペンで記入し、四角で囲むとわかりやすくなります。
定規を使って囲むと、見た目が整って好印象です。
裏面には自分の住所と名前を忘れずに記入しましょう。
何かトラブルがあった場合の連絡先になります。
返信用封筒も忘れずに用意しよう
願書と一緒に、返信用の封筒も同封する必要があります。
これは、受験票などを返送してもらうためのものです。
返信用封筒のサイズに指定がなければ、角形2号の茶封筒が使いやすくておすすめです。
この大きさなら、A4サイズの書類も折らずに入れることができます。
宛名には自分の住所と名前を記入し、最後に「行」とつけます。
例：○○県○○市○○町1-2-3 ○○太郎 行
忘れずに切手も貼っておきましょう。
必要な料金は大学の募集要項に記載されていることが多いので、必ずチェックしてください。
一般的には140円切手が多いですが、大学によって異なる場合もあるため注意が必要です。
この封筒がないと、受験票が返送されないこともあるので、とても大切な準備になります。
忘れずに願書と一緒に封入してくださいね。
ポストより安心！郵便局の窓口から出すのがおすすめ
願書を郵送するなら、ポストに投函するよりも郵便局の窓口を利用する方が安心です。
ちょっと手間はかかりますが、大事な書類だからこそ確実な方法を選びましょう。
窓口から出すメリットはたくさんあります。
・締切ギリギリでも、当日消印を確実に押してもらえる
・簡易書留で送れるため、追跡や補償がついて安心
・切手代をその場で計算してもらえるので、料金ミスの心配がない
・送料の領収書がもらえるので、記録にもなって安心
こうした理由から、窓口での手続きはとてもおすすめです。
少し面倒に感じるかもしれませんが、大事な書類を安全に届けるためにはとても有効な方法です。
今のうちにこうした丁寧な郵送の習慣を身につけておくと、社会に出てからもきっと役立ちますよ。
送る前の見直しが大切！忘れずにチェックしよう
封筒に願書を入れる前に、最後の確認をしておきましょう。
うっかりミスを防ぐためにも、以下の項目をひとつずつチェックするのがおすすめです。
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書類に記入漏れはないか
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写真はきちんと貼れているか
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サインや印鑑が必要なところはすべて済んでいるか
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提出すべき書類はすべて揃っているか
チェックリストを作って、一つずつ確認していくと安心です。
「もう送っちゃったけどミスに気づいた…」なんてことにならないように、落ち着いて見直しましょう。
まとめ｜願書を送る前のチェックポイント
ここで、願書を郵送する前に確認しておきたいポイントをまとめておきます。
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白い封筒を使う（大学から届いた封筒があればそちらを使用）
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クリアファイルやホチキス、クリップは使わない
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宛名は黒のボールペンで丁寧に書く
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「願書在中」と赤ペンで記入し、四角で囲む
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返信用封筒を忘れずに（住所記入・切手貼付済み）
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簡易書留で郵便局の窓口から発送する
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書類の最終チェックをしてから封入する
初めて願書を出すときは、不安や緊張もあるかもしれません。
私も高校生のときは、何度も確認して手が震える思いで出した記憶があります。
でも、上のリストをもとに落ち着いて準備すれば大丈夫です。
余裕を持って行動して、ていねいに仕上げていきましょう。
わからないことがあれば、遠慮せずに先生や先輩、または大学の入試課へ相談してみてください。
一人で悩まず、まわりのサポートも活用して、この大事な一歩をしっかり進めていきましょう！
